Voorkom spelfouten in je zakelijke e-mails
Als je naar een klant gaat mailen of naar een zakenpartner dan wil je vanzelfsprekend een email sturen die geheel foutloos is. Toch is een schrijffoutje zo gemaakt en kan het best wel eens vervelend overkomen wanneer je later ziet dat deze in je email heeft gezeten. Hoe kun je dit voorkomen?
Hoe voorkom je spelfouten?
Natuurlijk controleer jij je email nog eens goed voordat je eraan toe bent om deze te versturen maar ook dit kan soms nog net te laat zijn. Je leest er overheen of je bent zo druk dat je het controleren vergeet. Er zijn dan een aantal tips die je ter harte kunt nemen om ervoor te zorgen dat de kans dat er spelfouten in zitten zo klein mogelijk is.
Maak gebruik van de grammatica- en spellingcontrole
De meeste programma’s waarmee jij je email kunt versturen hebben een functie die de grammatica en de spelling controleert. De Nederlandse taal is zeer zeker wat grammatica betreft geen gemakkelijke taal. Daar worden dan ook nog wel eens fouten in gemaakt. Je kunt ook je mail in Word maken waar je gebruik van de spelling- en grammaticacontrole kunt maken. Wanneer je email dan helemaal goed is kan je hem vanuit Word kopiëren naar je e mail cliënt.
Lees je mail goed na
Niet alleen het nalezen van je e mail voordat je hem gaat versturen wil helpen maar ook het hardop voorlezen van je email kan een grote hulp zijn. Wanneer je daar de kans voor hebt om het op die manier te doen maak daar dan zeker gebruik van. Je haalt er dan vaak nog woorden uit die op een verkeerde plek staan of een complete zin die je beter op een andere manier zou kunnen omschrijven.
Vul de ontvanger van de e mail pas in op het laatste moment. Je zult niet de eerste zijn die per ongeluk op de verzendknop drukt terwijl je eigenlijk nog hartstikke druk bezig bent met het opstellen van je email.
Laat je mail schrijven door iemand anders
Ben jij te druk om te mailen of staat je hoofd er gewoon even niet naar laat dan je email door iemand anders schrijven. Vertel hem of haar in grote lijnen wat je in de mail wilt hebben en laat die persoon dan eerst de mail naar jou toe sturen. Jij kunt hem dan op je gemak nog even doorlezen en waar het nodig is aanpassen voordat je hem gaat verzenden naar de persoon voor wie de email is bedoeld.
Verstuur je email op een later tijdstip
Zeker wanneer de mail erg belangrijk is dan is het niet raar om hem op een later moment te versturen. Een email die je eenmaal hebt verstuurd kan je niet meer terughalen. Je kunt op die manier zo nu en dan nog even je email teruglezen voordat je hem naar de juiste persoon of personen gaat versturen. Je loopt zo minder risico op email die vol zit met fouten in de spelling of grammatica.