Sneller werken met Outlook, de slimste tips

Outlook is een van de meest gebruikte programma’s voor e-mailen. Een overvolle mailbox werkt vaak niet heel motiverend om er mee aan de slag te gaan. Met deze slimme tips zullen we je helpen door sneller en efficiënter je mailbox leeg te werken en alle mailtjes meteen te verwerken. 

Werk met een archiefmap

Vergelijk je mailbox met je eigen brievenbus. Alles wat er in je brievenbus beland haal je er meteen uit en doe je wat mee. Vaak sorteren mensen het in wat ze moeten openen en lezen en wat er meteen de krantenbak in kan, zoals reclame. 

Doe dit ook met je mailbox. Zodra er een mailtje binnenkomt bepaal je wat je er mee gaat doen. Is het geen taak voor jezelf, kies dan tussen verwijderen, doorsturen naar de juiste persoon of bewaar hem in een archiefmap. Zo is hij meteen verwerkt en weg. 

Directe taken

Outlook is gekoppeld aan meerdere apps binnen Microsoft. Zo zit het gekoppeld aan je agenda, maar ook aan je to do lijst. Alles wat je in je outlook een vlaggetje geeft komt automatisch op je to do lijst te staan. Vraagt een collega tijdens een overleg je iets te doen, maak er meteen een taak voor aan. 

Zo verzamel je alles wat je moet doen makkelijk op 1 plek. Je kunt hier ook prioriteiten aan taken geven. Dan weet je wat het belangrijkste is en je meteen moet doen. Hierin is wel belangrijk om alleen taken op je to do lijst te zetten die langer dan 2 minuten duren. Is de taak korter dan 2 minuten, doe hem dan meteen. 

Wachten met verzenden

Hoe vaak gebeurt het dat je al op verzenden geklikt hebt bij een mailtje en je iets vergeten bent toe te voegen. Of je beseft je na het klikken op verzenden pas dat er nog mensen in de cc staan die er niet in horen te staan. 

Outlook heeft hiervoor de instelling dat mailtjes niet direct verzonden worden. Je kunt het verzenden standaard 5 minuten uitstellen. Zo blijft hij nog even in je Postvak uit staan. 

Tovertypen

In outlook kun je een paar dingen automatiseren, zo ook de mailcorrespondentie die je vaak gebruikt. Denk hierbij aan beleefde openingen, standaard afsluitingen of standaard mails die je vaak verstuurd. 

Je kunt hiervoor autocorrectie voor instellen zodat outlook na een paar toetsaanslagen deze tekst al kan invoeren. Zo kun je woorden of letters laten vervangen door hele zinnen. Om standaard mails te maken kun je gebruik maken van sjablonen, daar hoef je dan bijvoorbeeld alleen nog maar de naam van de ontvanger in te vullen. 

Antwoorden met vergadering verzoek

Als er heen en weer gemaild wordt om een afspraak te maken, geeft outlook de optie om direct een agenda uitnodiging te sturen. Door de sneltoets CTRL+ALT+R te gebruiken kun je deze meteen aanmaken. 

De ontvanger kan ook meteen op deze mail reageren door het verzoek te bevestigen. Zo komt hij ook meteen in iedereen zijn agenda te staan. Op deze manier kun je ook zien wie er zijn en wie er niet zijn.