Gebruik je regels in de e-mail efficiënt
Het schrijven van e-mails is een essentieel onderdeel van communicatie in de zakelijke wereld. Of het nu gaat om het opbouwen van relaties met klanten, het samenwerken met collega’s of het presenteren van uw ideeën aan beslissingsmakers, effectieve e-mails zijn onmisbaar voor uw succes. Helaas, met de stortvloed aan e-mails die we dagelijks ontvangen, is het soms moeilijk om uw boodschap op een manier te communiceren die opvalt en blijft hangen. Gelukkig zijn er een aantal manieren om e-mails en nieuwsbrieven te verbeteren en ervoor te zorgen dat ze gelezen en gewaardeerd worden.
De beste regelindeling van een email is afhankelijk van het doel van de email en de voorkeur van de ontvanger. Hieronder staan een aantal richtlijnen voor een effectieve regelindeling van de tekst.
Begin met een duidelijke introductie
Begin de email met een duidelijke en bondige introductie die aangeeft waarover de email gaat. Gebruik het onderwerp als aanleiding en zorg ervoor dat de ontvanger meteen weet waar het om gaat.
Overzichtelijke paragrafen
Zorg voor overzichtelijke paragrafen die gemakkelijk te lezen zijn en de boodschap helder overbrengen. Vermijd lange blokken tekst en maak gebruik van opsommingstekens of bullet points om informatie te presenteren.
Een conclusie en lijst van actiepunten
Eindig de email met een bondige conclusie en duidelijke lijst van actiepunten. Geef aan wat je verwacht van de ontvanger en wanneer je verwacht dat ze actie ondernemen.
Handtekening en contactgegevens
Voeg altijd uw handtekening en contactgegevens toe aan de onderkant. Dit maakt het gemakkelijk voor de ontvanger om contact met je op te nemen en vergroot de professionaliteit van de de tekst.
De beste opmaak
Zorg voor een responsieve opmaak van de email, zodat deze op elk apparaat (laptop, pc, mobile of tablet) gemakkelijk te lezen is. Dit verhoogt de gebruiksvriendelijkheid en vergroot de kans op een positieve respons van de lezer.
Gebruik van witregels
Een e-mail begint altijd met een aanhef. Als je iemand niet kent zal de e-mail moeten beginnen met ‘Geachte heer/mevrouw’. Als je iemand wel kent zou je bijvoorbeeld kunnen beginnen met ‘Beste’. De aanhef wordt direct gevolgd door een komma en daarna een witregel.
Na de aanleiding van de e-mail volgt opnieuw een witregel. De inhoud kan bestaan uit meerdere alinea’s met tussentijds witregels. Ook voor de afsluiting is er een witregel. Een e-mail eindigt met een afsluitende groet, een witregel en je volledige naam.
Wees bondig en kort
Houd de e-mails kort en bondig. Probeer zo weinig mogelijk woorden te gebruiken en de boodschap duidelijk te maken. Gebruik bulletpoints en opsommingstekens om informatie te presenteren en zorg voor een heldere opbouw van de email.
Gebruik formeel taalgebruik
Hoewel informeel taalgebruik vaak effectief is bij het opbouwen van relaties, is het belangrijk om formeel te blijven in formele communicatie, zoals zakelijke e-mails. Zorg voor een juiste spelling en grammatica en vermijd slordig taalgebruik.
Houd er rekening mee dat deze richtlijnen als uitgangspunt dienen en dat het belangrijk is om aan te passen aan de specifieke situatie en de voorkeur van de ontvanger. Als je bovenstaande richtlijnen aanhoudt kun je ervoor zorgen dat de e-mails duidelijk, effectief en professioneel zijn.