Je boekhouding digitaliseren, zo pak je dat aan
Het houden van een digitale boekhouding is steeds meer van deze tijd en brengt veel voordelen met zich mee. Logisch dat steeds meer ondernemers kiezen voor een online boekhouding. Hoe pak je het digitaliseren van je boekhouding aan?
Een open platform
Er zijn veel verschillende platforms waar je online je boekhouding kunt bijhouden. Kies hierbij voor een open platform. Dit houdt in dat het een platform vlot gegevens kan uitwisselen met bijvoorbeeld een CRM tool of het programma waar je facturen in maakt.
Door een platform te gebruiken die met veel applicaties samenwerkt, hoe minder handmatig werk je hoeft te doen. Omdat veel dingen automatisch overgenomen worden is ook de kans op een typefout bij het overnemen een stuk kleiner.
Digitaliseren van facturen
Probeer zoveel mogelijk te werken met digitale facturen. Vraag aan je leveranciers of zij dit ook willen doen. Dit scheelt een flinke stapel aan papier en is dus een stuk duurzamer en bespaard uiteindelijk ook kosten.
Deze facturen kun je makkelijk in je facturatie programma maken en van daaruit doorsturen. Als je de facturen van je leveranciers ook digitaal ontvangt, kun je deze ook een stuk makkelijk koppelen in je boekhouding programma. Zo hou je alle facturen en informatie netjes bij elkaar en is de kans om iets kwijt te raken kleiner.
Maak het bijwerken een gewoonte
Zeker in het begin van digitaliseren zul je het nog wel eens kunnen vergeten om hem bij te werken. Probeer er een gewoonte van te maken dat je facturen zodra je ze maakt, je ze koppelt in het systeem. Doe dit ook met de facturen die je binnenkrijgt van leveranciers. Koppel ze direct in het boekhoudingssysteem zodra je hem betaald hebt.
Zo kun je nooit achter komen te lopen met je administratie. Zo gebeurt het niet dat je aan het eind van de periode ineens een hele stapel facturen nog moet verwerken. Dit scheelt je veel werk en stress aan het einde van de maand.
Probeer voor jezelf elke dag een moment in te plannen in je werkdag om de administratie even bij te werken. Kies hiervoor een moment dat je handig vindt. Je kunt er ook voor kiezen om elke keer dat je een factuur maakt of ontvangt deze direct in het systeem zet.
Begin op een logisch moment
Je kunt op elk moment beginnen met het digitaliseren van je boekhouding. Kies hier wel een logisch moment voor. Het is niet handig om dit midden in een maand te doen. Je kunt hier het beste mee beginnen aan het begin van een nieuw kwartaal of nieuw jaar. Zo hoef je niet al te veel data over te zetten en begin je met een schone lei.
Kies voor een slimme samenwerking
Het voordeel van een digitale boekhouding is dat iedereen, die je er toegang tot geeft, er op elke gewenst moment bij kan. Zo heb je altijd een goed inzicht in de cijfers van je bedrijf. Ook is dit een makkelijkere samenwerking met je boekhouder. Ook hij kan op elk gewenst moment erbij en kan sneller en beter financiële inzichten geven.